Akita Motos S.A., comprometido con el uso legal, el tratamiento de acuerdo con los fines establecidos y la
seguridad y privacidad de la información que recolecte, almacene, use, circule o suprima, que contenga datos
personales y en cumplimiento del mandato legal, establecido en la Constitución Política de Colombia (Arts. 15 y
20), la Ley 1581 de 2012 “por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales”
y el Decreto 1377 de 2013 “por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012” y al compromiso
institucional en cuanto al tratamiento de la información, establece medidas generales para garantizar los niveles
de seguridad y privacidad adecuados para la protección de datos personales, con el fin de evitar posibles
adulteraciones, pérdidas, consultas, usos o accesos no autorizados, aplicable a los datos personales registrados
en cualquier base de datos que administre Akita Motos y cuyo titular sea una persona natural.
DEFINICIONES
Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del Titular, para llevar a cabo el tratamiento de datos
personales.
Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al titular para el
tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de
tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del
tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales
determinadas o determinables.
Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre
otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de
servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos,
documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no
estén sometidas a reserva.
Dato semiprivado: Es semiprivado el dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo
conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la
sociedad en general, como el dato financiero y crediticio de actividad comercial o de servicios a que se refiere el
Título IV de la ley 1266 de 2008.
Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido
puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política,
las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos
humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de
partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
Datos privados: Dato privado. Es el dato que por su naturaleza íntima o reservada sólo es relevante para el
titular.
Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con
otros, decida sobre la base de datos ylo el tratamiento de los datos.
Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento.
Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de
datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez
es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del
territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado
por cuenta del Responsable.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección,
almacenamiento, uso, circulación o supresión.OBJETIVO
Establecer los lineamientos para obtener la autorización de los titulares, efectuar el tratamiento de los datos
personales, las finalidades de uso, los derechos que le asisten a sus titulares, los canales de atención, así
como los procedimientos internos para el tratamiento.
ALCANCE
Esta política aplica para toda la información registrada en las bases de datos de Akita Motos, quien actúa
como responsable del tratamiento de datos personales. Todos los funcionarios, contratistas y terceros que
tengan relación con Akita Motos y que ejerzan tratamiento sobre las bases de datos personales, deben cumplir
con esta política y los procedimientos establecidos para el tratamiento de los datos personales.
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO
Nombre: Akita Motos S.A.
Dirección: Calle 7 Sur Nro. 42 – 70 Oficina 2013 Edificio Forum, Medellin.
Teléfono PBX: 3103158931
Correo electrónico: kenda.juanr@akitamotos.com
TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Akita Motos realiza la recolección, recepción, almacenamiento, uso, circulación, supresión, procesamiento,
compilación, transferencia o transmisión con entidades públicas o privadas con las que se tiene contratos,
acuerdos o convenios para que provean servicios a Akita Motos. El tratamiento específico para cada base
de datos personales debe ser definido, autorizado previamente, registrado y comunicado al titular de la
información.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES
Akita Motos realiza el tratamiento de datos personales con las siguientes finalidades:
Cumplir con los objetivos y funciones establecidas en el decreto 4108 de 2011, Ley 1562 de 2012, Ley
1610 de 2013 y las establecidas en las demás disposiciones legales vigentes.
Gestionar de manera oportuna y clara las solicitudes y consultas realizadas por las partes interesadas,
relacionadas con la información general sobre lo misional, funciones, trámites, normatividad vigente,
procesos, y procedimientos.
Dar respuestas a consultas, reclamos, solicitud de actualización, rectificación o supresión de datos, y
revocatorias de la autorización.
Registrar la información de datos personales en las bases de datos de Akita Motos, con la finalidad de
analizar, evaluar y generar datos estadísticos, así como indicadores y análisis de información.
Facilitar la implementación de programas en cumplimiento de mandatos legales.
Enviar la información a entidades gubernamentales o judiciales por solicitud expresa de las mismas.
Publicar, soportar, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio de los
programas, eventos, capacitaciones realizados por Akita Motos en cumplimiento de su misión
empresarial.FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS Y PERSONAS
Akita Motos realiza el tratamiento de información personal de los empleados y su núcleo familiar con la
finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las respectivas relaciones laborales. Tales
finalidades incluyen:
Vincular empleados en calidad permanente o temporal.
Cumplir con los objetivos empresariales.
Cumplir con los requerimientos establecidos en el Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
Elaborar la nómina del personal y liquidación de las prestaciones económicas de los exfuncionarios de Akita
Motos y sus novedades (se incluyen, entre otras, ingresos, retiros, licencias no remuneradas, licencias por
enfermedad, reubicaciones, encargos, coordinaciones, primas técnicas, vacaciones, horas extras, cambios
pensión, aportes fomento a la construcción-AFC, etc.)
Expedir de certificaciones laborales, Historias laborales y referencias.
Realizar actividades Comerciales, Operativas, Administrativas y Financieras.
Publicar internamente, soportar, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de video o audio
de las eventos y capacitaciones realizados por Akita Motos.
FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE CONTRATISTAS
Akita Motos realiza el tratamiento de información personal de los contratistas directos o empleados de
empresas que prestan servicios con la finalidad de cumplir con las obligaciones que emanan de las
respectivas relaciones contractuales. Tales obligaciones incluyen:
Realizar actividades administrativas relacionadas con la gestión empresarial, registros de ingreso, tarjeta de
acceso de la entidad, registro de huella para acceso, asignación de usuarios para acceso a los Sistemas de
Información, acceso a redes, registro de acceso en áreas seguras, registro de préstamo de documentos,
entre otras.
Expedir certificados de contratistas de Akita Motos.
Cumplir las normas aplicables a proveedores – contratistas.
Publicar internamente, servir como soporte, realizar informes, mediante el registro fotográfico, grabación de
video o audio de las eventos y capacitaciones realizados por Akita Motos
FINALIDAD DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE EMPLEADOS.
Akita Motos realiza el Tratamiento de información personal de ex empleados con las siguientes
finalidades:
Servir como base para la expedición de los certificados laborales de que trata el Artículo 57, numeral 7° del
Código Sustantivo del Trabajo, a solicitud del Exempleado o sus causahabientes.
Servir como histórico para las solicitudes de pensión, historia clínica ocupacional.
DERECHOS DE LOS TITULARES
El titular de los datos personales tendrá los siguientes derechos:
Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales frente a los responsables o encargados del tratamiento.
Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que
induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
Solicitar prueba de la autorización otorgada al responsable del tratamiento salvo cuando expresamente se
exceptúe como requisito para el tratamiento, de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la ley 1581
de 2012.
Ser informado por el responsable o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que les
ha dado a sus datos personales.
Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley
1581 de 2012 y las demás normas que la modifiquen, adicionen o complementen. Revocar la autorización y/o solicitar la supresión del dato cuando en el tratamiento no se respeten los
principios, derechos y garantías constitucionales y legales. La revocatoria y/o supresión procederá cuando
la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado que en el tratamiento el responsable o
encargado han incurrido en conductas contrarias a la ley 1581 de 2012 y a la Constitución.
Acceder en forma gratuita a sus datos personales que hayan sido objeto de Tratamiento.
RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
Akita Motos ha designado un responsable Atención al Ciudadano, como encargado de recibir las
solicitudes de consulta, actualización, rectificación, revocatoria y supresión de datos personales; y re
direccionar las mismas a los respectivos responsables dentro de la entidad, para esto ha establecido los
siguientes medios para la presentación de solicitudes:
Juan Restrepo – Oficial de cumplimiento
Calle 7 Sur, Nro. 42 – 70 Oficina 2013 Edificio Forum, Medellín.
Correo electrónico: kenda.juanr@akitamotos.com
Líneas de atención telefónica:
o Desde un celular PBX 3103158931
PROCEDIMIENTO PARA LA ATENCIÓN DE SOLICITUDES
Para facilitar el ejercicio de los derechos que la ley 1581 de 2012 “por el cual se dictan disposiciones
generales para la protección de datos personales” reconoce a los titulares, causahabientes, representante
y/o apoderado, a favor de otro y a las personas que estén facultadas para representar a los niños, niñas y
adolescentes, Akita Motos pone a disposición los mecanismos para que se puedan ejercer los derechos
sobre los datos personales a los cuales realiza tratamiento.
Derecho de acceso
El derecho de acceso permite al interesado conocer y obtener gratuitamente información sobre sus datos
de carácter personal sometidos a tratamiento (i) al menos una vez cada mes calendario, y (ii) cada vez que
existan modificaciones sustanciales de las Políticas de Tratamiento de la información que motiven nuevas
consultas. Es uno de los derechos que la ley 1581de 2012 reconoce a las personas para que pueda
controlar por sí mismo el uso que se hace de sus datos personales, y en particular, el derecho a obtener
información sobre si están siendo objeto de tratamiento y, en su caso, la finalidad del mismo, así como la
información disponible sobre el origen de dichos datos y las comunicaciones realizadas o previstas de los
mismos.
En caso de que se actúe como causahabientes, representante y/o apoderado deberá aportarse, además
del documento de identidad un documento que acredite tal calidad.
La consulta será atendida en un término máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de
recibo de la misma. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al
interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la
cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
En el supuesto de que la solicitud no reúna los requisitos formales que exige la normativa en materia de
protección de datos, se solicitará al interesado la subsanación de los mismos, con el fin de poder atender
su derecho de acceso.Derecho de actualización, rectificación
El Titular o sus causahabientes que consideren que la información contenida en las bases de datos que son
objeto de tratamiento por Akita Motos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando
adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley 1581 de 2012,
podrán presentar un reclamo.
La solicitud de reclamo debe ser dirigida a Akita Motos o a los encargados del tratamiento, con la
identificación del titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando
los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro
de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos
(2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se
entenderá que ha desistido del reclamo.
En caso de que quien reciba el reclamo no sea competente para resolverlo, dará traslado a quien
corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.
El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día
siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se
informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún
caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.
El beneficiario puede solicitar la rectificación de los datos que considere inexactos o incompletos, debiendo
aportar a tal efecto los documentos avalen su pretensión e indicar los datos que considere incorrectos o
inexactos. Igualmente, el beneficiario puede solicitar la modificación o actualización de sus datos.
Derecho de supresión de datos
El titular o sus causahabientes de los datos personales tiene el derecho de solicitar a Akita Motos la
supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:
Considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones
previstas en la normatividad vigente.
Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.
Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo
solicitado por el titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por Akita
Motos. Sin embargo, este derecho del titular no es absoluto y en consecuencia, Akita Motos podrá negar
el ejercicio del mismo cuando:
1. El titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones
fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del titular; para realizar
una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por
el titular.
Requisito de procedibilidad. El Titular o causahabiente sólo podrá elevar queja ante la
Superintendencia de Industria y Comercio una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante Akita
Motos o sus encargados, de acuerdo al Artículo 16 de la ley 1581 de 2012.DEBERES DEL RESPONSABLE Y ENCARGADOS
Akita Motos como responsable de la información tiene el deber de:
a. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración,
pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
b. Rectificar la información cuando ésta sea incorrecta y comunicar lo pertinente a cada encargado del
tratamiento de información.
c. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la Ley 1581 de 2012.
d. Todas las responsabilidades señaladas en el art. 17 y el art. 18 de la Ley 1581 de 2012 “Deberes de los
responsables del tratamiento y encargados del tratamiento”
VIGENCIA
Esta Política de Protección de Datos Personales ha sido aprobada y adoptada por Akita Motos o la instancia
que haga sus veces desde el 3 de marzo de 2018 y con vigencia desde su aprobación.
APROBADO
(Firmado)
Gerente General – Representante Legal.
3 de marzo de 2018